KSeF działa jako centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Wystawca tworzy fakturę w systemie księgowym, przesyła ją do KSeF, system weryfikuje, nadaje unikalny numer identyfikacyjny i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Od momentu nadania numeru faktura jest uznana za dostarczoną do nabywcy, który pobiera ją z systemu, co eliminuje potrzebę wysyłki tradycyjną drogą i usprawnia procesy księgowe.